Учет расходов ГСМ при эксплуатации служебного автомобиля

В настоящее время налоговые и бухгалтерские нормативные акты не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, которые связаны с использованием ГСМ при эксплуатации автомобилей.

Напомним, что к горюче-смазочным материалам относятся прежде всего топливо (бензин), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Согласно главе 25 Налогового кодекса расходы на содержание служебного транспорта, включающие в себя и приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 и подп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ).

Важным моментом является то, что налоговое законодательство не ограничивает расходы на содержание служебного транспорта какими-либо нормами, поэтому для целей налогообложения предусматривается списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам. Не стоит забывать, что они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Но в Письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. №03-03-06/1/640 говорится, что затраты на покупку бензина для служебных автомобилей можно списать лишь в пределах норм, установленных Минтрансом России, то есть финансисты предлагают использовать нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, которые утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 года и приведены в Руководящем документе Р3112194-0366-03. Абзацем 2 раздела «Общие положения» этого документа установлено, что указанные нормы предназначены, в частности, для осуществления расчетов по налогообложению предприятий. При этом расходы на покупку бензина для служебных автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса и могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами.

Однако в подпункте 11 пункта1 статьи 264 Налогового кодекса говорится об ограничении расходов на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей. Соответствующие нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. №92. При этом относительно расходов на содержание служебных автомобилей в Налоговом кодексе ничего не сказано. К тому же Минтранс России не вправе издавать нормативные правовые акты по вопросам налогообложения (п. 1 ст. 4 НК РФ).

Таким образом, оснований для применения в целях налогообложения норм, установленных Минтрансом, нет. Поэтому затраты на приобретение топлива налогоплательщик вправе учитывать в полном объеме.

При этом требование обоснованности подталкивает организацию к разработке и утверждению собственных норм расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для транспорта, который используется в практической деятельности с учетом его специфических особенностей. Однако подобная мера, безусловно, не является обязанностью. При разработке собственных норм организация может исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами по ее поручению, и др. Также можно учитывать при их создании сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Именно эти нормы и будут использоваться организацией как экономически обоснованные для целей списания ГСМ, равно как и для налогообложения при исчислении налога на прибыль.

Заметим, что в данном случае организация может ориентироваться на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Минтрансом России от 29 апреля 2003 г. Однако при этом необходимо обратить внимание на то, что если организация разрабатывает собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для служебного автомобиля, который используется для обеспечения своей деятельности, то порядок расчета таких норм следует закрепить в своей учетной политике.

Расходы на содержание служебного автомобиля, в том числе на приобретение ГСМ, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Рассмотрим порядок бухгалтерского и налогового учета списания расходов на ГСМ на конкретном примере.

Например:

Водитель Иванов получает из кассы под отчет денежные средства в размере 2000 руб. для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов на сумму 1600 руб. за отчетную дату.

При этом списание бензина происходит по норма, утвержденным в учетной политике организации, на основании путевых листов и актов списания топлива, которые сдаются в бухгалтерию организации.

В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20 (23,26,44)  «Основное производство»   Кредит 10-3 «Топливо» - стоимость бензина, израсходованного сотрудником, отнесена на расходы организации (1600 руб.).

Поскольку данный расход бензина соответствует нормам, которые утверждены организацией в учетной политике, то вся сумма расходов принимается в целях налогообложения прибыли.

Итак, все вышеперечисленное позволяет сделать нам вывод о том, что организация, которая понесла затраты на приобретение топлива для служебного автотранспорта, при расчете налога на прибыль вправе применять нормы, утвержденные Руководящим документом, как рекомендует Минфин России, либо разработать свои собственные нормы, закрепив данный порядок в своей учетной политике. Также она имеет право учитывать расходы в уменьшение налоговой базы в полном объеме. В этом случае ей надо быть готовой к возможным спорам с налоговой инспекцией, а также к отстаиванию своей позиции в суде.