Важной составляющей информационного обеспечения системы управления потребительского общества является бухгалтерский учет. Основным источником информации для принятия управленческих решений выступает прежде всего первичный учет. В этом состоит его определяющая особенность.

Первичный учет представляет собой начальную стадию восприятия, измерения, регистрации и отражения хозяйственных операций, характеризующих определенные процессы и явления в деятельности организаций. Первичный учет —это исходная база всего учета. Поэтому на всех уровнях бухгалтерского учета можно использовать только ту информацию, основы которой заложены на стадии первичного учета.

Точность и достоверность показателей хозяйственной деятельности потребительского общества зависят от качества первичных данных. Недостатки в организации первичного учета приводят к различным нарушениям и злоупотреблениям, причиняющим материальный ущерб организации, а показатели бухгалтерской отчетности лишены достоверности.

Реформирование бухгалтерского учета, которое началось в 1997 г., неразрывно связано с совершенствованием первичной учетной документации. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 30.10.1997 № 1373 «О реформе предприятий и иных коммерческих организаций» Госкомстат России принял ряд постановлений по применению новых унифицированных форм документов.

Применение типовых унифицированных документов удешевляет стоимость их изготовления, упрощает технику ведения учета и создает условия для построения схемы учета товаров, в том числе при автоматизации учета. Для учета товаров первичные документы утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету операций торговли» (далее — Постановление № 132).

Однако это постановление не решает всех проблем первичною учета товаров в потребительском обществе. Практика показывает, что не все типовые формы документов отвечают потребностям потребительских обществ в оформлении приобретаемых товаров.

Одним из основных источников формирования товарных запасов в потребительском обществе являются закупки сельскохозяйственной продукции у неорганизованных сдатчиков, продукцию которых закупают потребительские кооперативы. Специфика закупаемых товаров, различия в организации закупок (чаще в личных подсобных хозяйствах, т. е. по месту жительства сдатчиков) придают специфичность первичной документации и формам расчетов со сдатчиками. Центросоюзом России пока не разработаны рекомендации по бухгалтерскому учету закупок, продажи сельскохозяйственных продуктов и сырья с учетом новых требований нормативного регулирования бухгалтерского и налогового учета.

Для оформления закупок сельскохозяйственных продуктов у граждан в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации предусмотрены две формы: закупочный акт (ф. № ОП-5), утвержден Постановлением № 132, и присмо-расчетная ведомость на животных, принятых от населения (ф. № СП-40), утверждена постановлением Госкомстата России от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья». Однако по некоторым видам сельскохозяйственной продукции данные документы нельзя использовать, так как они не раскрывают всех качественных характеристик закупаемых товаров. Поэтому организациям приходится вносить изменения и дополнения в первичные документы.

Исходя из требований, предъявляемых к первичным документам, потребительские общества могут самостоятельно разрабатывать различные формы закупочных актов. В зависимости от вида закупаемой продукции, ее качественных характеристик. характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в закупочные акты могут быть включены дополни-тельные реквизиты (п. 13 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»).

В качестве дополнительных реквизитов могут быть использованы: номер документа, адрес организации и телефон, О К ПО, ИНН, ОКГ1Д, адрес сдатчика, паспортные данные и его место жительства, номер, дата и кем выдано свидетельство о государственной регистрации предпринимателя без образования юридического лица, основание для составления документа (договор, приказ и т.п.) и др.

При разработке первичного документа целесообразно предусмотреть реквизит «Код формы». Этот реквизит необходим при автоматизированной обработке документов. Согласно п. 2.7 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (даЛее — Положения № 105), реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Как правило, используются коды в соответствии с ОКУД (Общероссийским классификатором управленческой документации), но могут также применяться коды, самостоятельно разработанные организацией.

В тех случаях, когда автоматизированная обработка документов не применяется, организация может не заполнять данный реквизит.

В качестве дополнительного реквизита можно также рекомендовать указать контировку, т. е. обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись. Указание котировки значительно облегчает проведение финансовой проверки, а также позволяет в случае необходимости легко определить, какой бухгалтерской проводкой отражена та или иная операция.

При автоматизации учета формирование данного документа осуществляется путем создания моделей закупочных актов с заложенной спецификой сельхозпродукции и параметров ее качества. Сформировать такой документ возможно только в случаях, когда прием товара производится в магазине или на складе. В потребительском обществе чаще всего закупки осуществляют штатные заготовители непосредственно в личных подсобных хозяйствах граждан. Поэтому требуется первичный документ на бумажном носителе. В этих случаях закупочный акт рекомендуется изготавливать типографским способом с указанием серии и номера как бланк строгой отчетности, так как закупочный акт служит одновременно товарным документом, на основании которого осуществляется оприходование продуктов, и расчетным документом, по которому производится оплата продавцу за принятые от него продукты.

Такие первичные документы должны обязательно утверждаться в составе учетной политики потребительского общества.

Потребительские общества в отдельных случаях принимают от населения сельскохозяйственные продукты в нсрассортированном виде. Затем на складе производятся их сортировка и подработка.

В альбоме унифицированных форм первичных документов для оформления данной операции предусмотрены:

—    акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции (ф. ТОРГ-21);

—    акт о подработке, подсортировке, перетари-вании товаров (ф. ТОРГ-20);

—    акт на подработку, подсортировку товаров (ф. ОТ-38).

Ни одна их этих форм в неизменном виде не может быть использована в потребительском обществе.

В документах формы ТОРГ-20 и формы 38-ОТ невозможно отразить, по каким ценам и на какую сумму сдана в сортировку продукция.

В акте формы ТОРГ-21 эти реквизиты присутствуют, но оприходовать после сортировки можно только сельхозпродукты первого, второго сортов, стандартную, нестандартную продукцию и отходы, а если в результате сортировки получена продукция третьего или четвертого сорта, что имеет место на практике, то ее учесть в документе уже невозможно. Необходимо дополнять отдельными реквизитами указанные акты. Формы таких документов могут являться отдельным приложением к учетной политике организации на соответствующий год и утверждаться отдельным приказом (распоряжением) руководителя организации.

В большинстве исследуемых потребительских обществах отсутствует разработанный и документально оформленный документооборот. Между тем документооборот — это сложная система, требующая постоянного контроля, оказывающая значительное влияние на формирование финансовых результатов хозяйственной деятельности.

Порядок составления графика документооборота в организации регламентируется Положением № 105. Организация документооборота подразумевает разработку форм первичных документов, регистров учета и форм бухгалтерской отчетности, составление графика документооборота, порядка принятия документов к учету, системы обработки документов, порядка их хранения, отличных от рекомендованных Минфином России.

При создании графика документооборота необходимо руководствоваться следующими требованиями:

• первичные документы должны иметь обязательные реквизиты;
• в момент приемки первичных документов должен осуществляться подсчет арифметических вычислений;
• правильность оформления документов;
• исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием даты исправлений;
• по любой сделке должны быть представлены все сопроводительные документы (товарная накладная (или накладная), счет-фактура, акт выполненных работ или оказанных услуг, платежное поручение, договор).

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График должен устанавливать рациональный документооборот, предусматривать оптимальное количество структурных подразделений и конкретных исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. При этом устанавливается:

• порядок создания документа: количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения;
• порядок проверки документа: ответственный за проверку, кто представляет на проверку, порядок представления, срок представления;
• порядок обработки документа: исполнитель, срок исполнения;
• порядок передачи документа в архив: исполнитель, срок передачи.

Примером может служить график документооборота для товарных операций потребительского общества, приведенный в таблице.

Таким образом, рационально разработанные первичная документация и документооборот дают возможность получить необходимую информацию для оперативного руководства потребительским обществом и осуществлять внутренний контроль за торговыми процессами.

График документооборота в торговых организациях потребительской кооперации

Источник: Бухгалтерский учёт в некоммерческих организациях, №8(272)-2011