Документы, которые подтверждают затраты на семинары и конференции, инспекторы проверяют особенно внимательно. Малейший недочет - и налоговики исключают стоимость обучения из расходов. А вот работники, отправляющиеся на семинар, к подтверждающим документам обычно относятся легкомысленно и не утруждают себя сбором "лишних" бумажек.

Многие кооперативы проводят небольшие семинары, тренинги, командные игры. Это позволяет списать затраты как консультационные услуги (подп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ). 

Обоснованность данного подхода подтвердили судьи ФАС Московского округа в постановлении от 24 сентября 2009 г. №КА-А40/9145-09. Списывать потраченные суммы как расходы на обучение по пункту 3 ст. 264 НК РФ можно, только если у организатора есть специальная лицензия на образовательные услуги. Однако однодневные тренинги и семинары, как правило,  проводят обычные консультанты. 

В то же время консультационные услуги всегда привлекают повышенное внимание налоговиков. Инспекторы с особой тщательностью проверяют каждый подтверждающий документ (чем больше их будет - тем лучше). Если где-то проскочит хоть малейший намёк на развлекательное мероприятие, то расходы снимут и доначислят налог на прибыль. Поэтому в данном случае в документах не стоит обособленно выделять затраты на аренду зала, питание, напитки и т.д. 

Чтобы у налоговиков не возникло в этом случае сомнений в обоснованности расходов, достаточно, чтобы у кооператива были договор, акт и отчет об оказанных услугах. На отчет следует обратить особое внимание. В нем лучше подробно указать перечень вопросов, которым была посвящена консультация. Но при этом в первичных документах не должно упоминаться, что работник проходил на семинаре обучение.

Если же в документах указано именно обучение, то применяется второй способ. А именно стоимость семинара списывается как расходы, связанные с повышением квалификации сотрудников (пп. 23 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Но в этом случае потребуется больше бумаг. Ведь расходы на обучение списываются, только если выполняются следующие условия:

- у организатора семинара есть лицензия, подтверждающая право осуществлять образовательную деятельность;

- на учебе был сотрудник, состоящий в штате фирмы (это может быть и совместитель).

Кроме того, при проверках налоговики еще требуют свидетельство или сертификат. Поэтому, если есть возможность, лучше у организаторов семинара заранее попросить, чтобы документы были оформлены как консультационные услуги.

Подтвердят расходы на обучение сотрудников следующие документы:

1)  договор с образовательным учреждением;

2)  трудовой договор или договор, предусматривающий обязанность физического лица заключить с организацией трудовой договор;

3)  приказ руководителя о направлении работника на обучение (в нем необходимо обосновать необходимость подготовки сотрудника, указать цели и причины обучения);

4)  акт об оказании образовательных услуг.

Если организатор семинара не компенсирует стоимость гостиничных услуг, а кооператив оплачивает их самостоятельно, огда работник должен привезти гостиничный счет. В этом случае стоимость проживания учитывается в составе командировочных расходов на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Нельзя не отметить, что список документов, подтверждающих расходы на подготовку сотрудников, зачастую трактуется чиновниками несколько шире. Так, Минфин помимо прочего упоминает также: сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение; учебную программу образовательного учреждения с указанием количества часов посещений (письмо от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77). В этой связи рекомендуем во избежание претензий со стороны контролеров заручиться всеми перечисленными выше документами, а также копией лицензии образовательного учреждения.

Если в первичке будет указана лишь финальная сумма (общая стоимость тренинга), то вопросов со стороны проверяющих будет меньше. Если семинар проходит в другом городе, то некоторые кооперативы оформляют это как обычную командировку. Ведь здесь есть затраты и на проживание, и на проезд (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но опять же, оформляя документы, не допускайте ни малейшего упоминания о развлекательном мероприятии. Всё должно выглядеть как обычная деловая поездка. 

И хотя суды в таких ситуациях, как правило, поддерживают налогоплательщиков (постановление ФАС Московского округа от 18 ноября 2010 г. №КА-А40/14213-10), спора можно избежать вообще, если все бумаги оформлены идеально. Кроме того, не забудьте про суточные. Ведь если поездка длится более одного дня, формально положено выплачивать суточные. Эти суммы можно также учесть как командировочные. Причём на всю сумму не нужно начислять страховые взносы. НДФЛ не облагаются 700 руб. в сутки при поездке по России (при загранкомандировке - 2500 руб.). Самый безопасный вариант - это списывать затраты за счёт чистой прибыли организации.

Как показывает практика, на сегодняшний день наиболее популярный способ обучения сотрудников – краткосрочные курсы и семинары. Однако затраты на такое краткосрочное обучение, по мнению контролирующих органов, не являются расходами на подготовку (переподготовку) сотрудников в целях применения главы 25 «Налог на прибыль». При этом налоговые органы ссылаются на Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов (утв. постановлением Правительства от 26.06.1995 N 610). В нем установлено, что повышение профессиональной квалификации не может длиться менее 72 часов.

Суды в таких случаях делают вывод о том, что, действительно, если курс обучения не отвечает требованиям образовательной программы, и по его окончании не выдается документ об образовании, то по факту предметом договора образовательная деятельность не является. И классификация подобных услуг в договоре и прочих документах в качестве образовательных некорректна.

В то же время арбитры отмечают, что подобные услуги по своей сути являются консультационными. А потому они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Об этом говорится в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 11 июля 2005 года N А13-8591/03-15, от 4 мая 2006 года N А26-3346/2005-210, от 27 января 2006 года N А42-8823/04-28, ФАС Уральского округа от 11 мая 2006 года N Ф09-3490/06-С7.

Чтобы работник привез с семинара правильно оформленные документы, лучше до поездки обеспечить его подробной инструкцией. Но прежде всего нужно решить, как вы хотите оформить расходы - как обучение или как консультационные услуги. И если есть возможность, советуем заранее договориться с организатором семинара, какие бумаги вам нужны.