Подготовка и проведение общего собрания - важный этап в работе кредитного кооператива
Подготовка и проведение общего собрания - важный этап в деятельности кредитного кооператива. От того, как подготовлено и проведено собрание, во многом зависит развитие кооператива.
Следует отметить, что общее собрание в соответствии с законом может быть созвано:
- Правлением кооператива;
- Наблюдательным советом (в случае приостановления полномочий Правления);
- Одной десятой членов кооператива или одной третьей частью ассоциированных членов.
Годовое общее собрание членов кредитного кооператива созывается не позднее чем через три месяца после окончания финансового года. Иными словами, не позднее 31 марта (п.1 ст. 22 ФЗ "О сельскохозяйственной кооперации").
Для проведения очередного годового общего собрания отведено три месяца. За этот период рабочему аппарату и Правлению кооператива необходимо провести огромную подготовительную работу. Должен быть своевременно подготовлен годовой отчет и бухгалтерский баланс, обобщены поступившие на годовое собрание предложения членов кооператива, составлена программа развития кооператива, подготовлены изменения, которые будут вноситься в документы кооператива и др.
Правление кооператива определяет дату проведения собрания. На наш взгляд, заседание Правления нужно проводить совместно с Наблюдательным советом. Это необходимо для соблюдения процедуры и сроков созыва собрания. Установленная дата проведения собрания будет являться своеобразной точкой отсчета. Заседание Правления и Наблюдательного совета, на котором утверждается время, место проведения, список членов кооператива, имеющих право голоса на собрании, а также повестка дня, целесообразно проводить в начале февраля. Это продиктовано тем, что январь - месяц подготовки отчетов, планирования, обобщения поступивших и поступающих предложений на годовое общее собрание. По нашему мнению, в крупных кредитных кооперативах в обязательном порядке необходимо утверждать "Положение кооператива о выборах". Это требует п.1 ст.22 ФЗ "О сельскохозяйственной кооперации".
Мы считаем, что в положениях следует отразить: "предложения в повестку дня очередного общего собрания принимаются до 1 февраля следующего за отчетным годом". Это совсем не означает, что такие предложения должны поступать от членов кооператива только в январе. Принципы кооперативного движения предусматривают участие члена кооператива в управлении в течение всего периода функционирования кооператива. Поэтому предложение в повестку дня очередного общего собрания могут поступать на протяжении всего года.
В кредитном кооперативе должна быть определена дата, по состоянию на которую составляется список членов кооператива, имеющих право подавать предложения в повестку дня собрания и принимать участие в собрании с правом решающего голоса. Следует обратить внимание на п.5 ст. 15 и пп.4, 8 ст. 24 ФЗ "О сельскохозяйственной кооперации". Заявитель считается принятым в кооператив со дня утверждения соответствующего решения Правления Наблюдательным советом. Выше уже высказано мнение о целесообразности проводить в начале февраля совместное заседание Правления и Наблюдательного совета кооператива. В этом случае дата совместного заседания и будет являться датой определения списка членов кооператива, имеющих право принимать участие с правом решающего голоса. В случае если предложения поступили от потенциального члена кооператива в январе, а Наблюдательным советом прием в члены кооператива произведен в феврале, на наш взгляд, целесообразно включать в повестку дня очередного общего собрания предложения, поступившие от данной группы членов кооператива. Далее рабочий аппарат кооператива формирует списки участников общего собрания (Приложение № 1). Каждый член кооператива может заранее ознакомиться и убедиться, включен ли он в списки участников.
Правление, Наблюдательный совет кооператива или группа членов кооператива, представляющая собой не менее чем 10% от числа всех членов кооператива или группа ассоциированных членов кооператива, представляющая собой не менее чем 30% от числа ассоциированных членов кооператива, вправе внести в письменной форме (т.к. устные предложения не принимаются и не рассматриваются) в повестку дня общего собрания членов кооператива не позднее чем за 30 дней до даты проведения этого собрания, не более двух предложений, которые орган кооператива, осуществляющий в соответствии с уставом кооператива созыв общего собрания, обязан рассмотреть поступившие предложения и принять решение о включении их в повестку дня или об отказе во включении в указанную повестку дня.
Предложение о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания и предложение о выдвижении кандидатов в органы кооператива должны быть подписаны членами кооператива, внесшими соответствующее предложение, и содержать дату вступления в кооператив членов, подписавших предложение. Закон допускает, что предложение о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания может содержать наряду с формулировкой вопроса также вариант решения по нему (п.6 ст.24 ФЗ). Новая редакция данной статьи не требует указания мотивов внесения вопросов в повестку дня собрания.
Следует обратить внимание на специальные требования к содержанию предложения о выдвижении кандидатов в органы кооператива на годовом общем собрании. Эти особенности, на наш взгляд, имеют существенное значение.
Например, число кандидатов в одном предложении о выдвижении кандидатов в органы кооператива не может превышать количественного состава соответствующего органа, определенного в уставе.
Закон устанавливает, что предложение о выдвижении кандидатов в органы кооператива должно содержать: имя каждого кандидата, наименование органа, для избрания в который он предлагается, а также целесообразно указывать иные сведения о нем, предусмотренные уставом или внутренними документами кооператива. Кооператив по своему усмотрению может определить информацию, которую необходимо дополнительно предоставлять о кандидатах в органы кооператива. С одной стороны, информация должна быть достаточно детальной, чтобы дать максимально полное и объективное представление о претендентах, но, с другой стороны, ее объем не должен создавать излишних сложностей при выдвижении кандидатов (п. 6 ст. 22 и п. 12 ст. 26).
В уставе или внутренних документах кооператива целесообразно предусмотреть по каждому кандидату в органы кооператива предоставление следующей дополнительной информации (в соответствии с п.5 ст. 38).
- Фамилию, имя, отчество;
- Дату рождения;
- Сведения об образовании, в том числе повышении квалификации (наименование учебного учреждения, дата окончания, специальность);
- Места работы и должности за последние пять лет;
- Должности, занимаемые в органах других юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйствах, членами или главами которых они являются за последние пять лет;
- перечень юридических лиц, участником которых является кандидат, с указанием принадлежащих ему (более 10%) акций, долей, паев в уставном (складочном) капитале этих юридических лиц;
- перечень лиц, по отношению к которым кандидат является аффилированным лицом с указанием оснований аффилированности;
- адрес, по которому можно связаться с кандидатом.
Предложение о выдвижении кандидата в аудиторы для утверждения на годовом общем собрании членов кооператива может содержать:
- Полное фирменное наименование
- Место нахождения и контактные телефоны;
- Номер лицензии, кем и когда выдана;
- Срок действия лицензии;
- Официальным аудитором каких юридических лиц является кандидат.
По своему желанию вы можете составить иной набор сведений, включаемых в предложение о выдвижении кандидатов в органы кооператива. Такие сведения необходимо указать в уставе или во внутреннем документе кооператива, определяющем порядок деятельности органа кооператива (например, в положении "Об общем собрании кооператива").
При внесении предложений по выдвижению кандидатов в органы кооператива и повестку дня годового общего собрания могут быть допущены формальные нарушения в оформлении этих документов. Например, заявка подписана несколькими членами кооператива, и часть из них неверно указали дату приема в члены кооператива. Или указано, что заявку вносят десять процентов, а стоят подписи только пяти процентов от общего числа подавших заявку. Может ли Правление по этому основанию отклонить предложение? Внутренние документы кооператива могут содержать норму, направленную на дополнительное обеспечение демократических принципов управления, защищающую их от "недружественных действий" Правления в связи с допущенными несущественными ошибками. Если в предложении о выдвижении кандидатов в органы кооператива и внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания указаны неверные сведения о дате приема в кооператив, подписавшего предложение, и Правлением установлено, что члены кооператива, подписавшие предложение, являлись на дату внесения предложения в совокупности владельцами не менее чем 10% голосов, то предложенный кандидат подлежит включению в список кандидатур для голосования в соответствующий орган кооператива.
Если в предложении о выдвижении кандидатов в органы кооператива указывается, что оно вносится несколькими членами, но такое предложение подписано только одним или частью из них, то оно считается внесенным теми членами кооператива, которые его подписали. Правление обязано рассмотреть такое предложение и вправе отказать в его удовлетворении на основании отсутствия подписи 10% или 30% ассоциированных членов.
Ошибкой является включение в предложение по выдвижению кандидатов для избрания в органы кооператива количества претендентов, превышающего число имеющихся вакансий. Каковы последствия такого нарушения? Означает ли это, что предложение отклоняется в целом как внесенное с нарушением требований Закона или Правление рассматривает число кандидатов, соответствующее имеющимся вакансиям, а отбрасываются только излишне указанные претенденты? Предлагаются следующие правила, фиксируемые во внутренних документах кооператива: если в одном предложении число кандидатов больше, чем определенный в уставе количественный состав соответствующего органа кооператива, рассматривается число кандидатов, соответствующее количественному составу данного органа, определенному в уставе кооператива. В этом случае учитываются первые по порядку кандидаты, названные в предложении о выдвижении кандидатов в органы кооператива.
Закон устанавливает, что группа членов кооператива, представляющая собой не менее чем 10 процентов голосов или группа ассоциированных членов кооператива, представляющая собой не менее чем 30% от числа ассоциированных членов, вправе в письменной форме внести вопросы в повестку дня годового общего собрания и выдвинуть кандидатов в органы кооператива. Сформировалась потребность в единообразном понимании емкого термина «группа». Рассмотрим ситуацию. В кооператив поступило три предложения о выдвижении кандидатов в Правление кооператива. Первое о выдвижении И. Максимова, А. Петрова, С. Смирнова. Второе И. Шиндряева, А. Петрова, Г. Бузаева. Третье А. Петрова, С. Сивкина, Н. Кретова. Каждое предложение подписано членами кооператива, представляющими собой 5% от общего их числа. Должно ли Правление включить в список кандидатур по избранию в органы кооператива А. Петрова, поскольку он назван в трех заявках, подписанных группой членов кооператива, представляющих собой более 10% от числа всех членов? Или каждое предложение рассматривается в отдельности, и суммирование голосов, принадлежащих лицам, подписавшим разные документы, не производится? Аналогичные вопросы можно задать и в случаях внесения предложений в повестку дня годового общего собрания. Во внутренних документах кооператива, на наш взгляд, целесообразно зафиксировать следующие правила.
Каждое предложение о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания членов кооператива и выдвижении кандидатов в органы кооператива рассматривается Правлением в отдельности.
Группа членов кооператива считается внесшей совместное предложение вопроса в повестку дня годового общего собрания и выдвинувшей кандидата в органы кооператива, если ее члены подписали одно такое предложение.
Для включения вопроса в повестку дня годового общего собрания и кандидата в список кандидатур для голосования по избранию необходимо, чтобы хотя бы одно предложение о внесении данного вопроса в повестку дня годового общего собрания членов кооператива и предложение о выдвижении кандидата в орган кооператива были подписаны группой членов кооператива, владеющими необходимым числом голосов.
Голоса членов кооператива, подписавших различные предложения о выдвижении одних и тех же кандидатов для избрания в органы кооператива и (или) подписавших различные предложения о внесении одних и тех же вопросов в повестку дня годового общего собрания, не суммируются, каждое такое предложение рассматривается отдельно.
В приведенном примере А. Петров не будет включен в список кандидатур для избрания в орган кооператива, поскольку нет ни одной заявки с его кандидатурой, подписанной количеством членов кооператива более 10%.
Вопрос, предложенный членами кооператива или ассоциированными членами кооператива, подлежит включению в повестку дня годового общего собрания, равно как выдвинутые кандидаты подлежат включению в список кандидатур для голосования по выборам в соответствующий орган кооператива (Форма подачи предложений на общее собрание в соответствии с ФЗ прилагается, приложение № 2), за исключением случаев, если:
- Членами кооператива или ассоциированными членами не соблюдены сроки, установленные положениями кооператива;
- Члены кооператива или ассоциированные члены кооператива, подписавшие предложение, в совокупности не составляют 10 или 30% от численного состава членов кооператива или ассоциированных членов;
- Предложения не соответствуют требованиям, предусмотренным п. 3 ст. 21 , пп. 6 и 7 ст. 22 ФЗ "О сельскохозяйственной кооперации" и вытекающим из них требованиям устава.
Членами КСПК также являются и юридические лица. ФЗ "О сельскохозяйственной кооперации п 3 ст. 13 предусматривает, что юридическое лицо, являющееся членом кооператива, должно быть представлено в данном кооперативе физическим лицом, уполномоченным надлежащим образом оформленной доверенностью. Отсюда следует: членом Правления или Наблюдательного совета может быть только физическое лицо.
По результатам рассмотрения предложений о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания членов кооператива и предложений о выдвижении кандидатов в органы кооператива Правление и Наблюдательный совет принимают решение о включении предложенных вопросов в повестку дня и кандидатов в список для голосования либо об отказе во включении предложенных вопросов в повестку дня и кандидатов в список для голосования. Данное решение оформляется в виде протокола.
Решение Правления и Наблюдательного совета кооператива об отказе по каждому из возможных оснований оформляется отдельно. Это сделано специально. Если член кооператива будет обжаловать в суде один отказ Правления и Наблюдательного совета кооператива, то это не повлечет признания недействительными остальных решений Правления и Наблюдательного совета кооператива.
По общему правилу Правление и Наблюдательный совет принимают решение большинством голосов лично присутствующих на заседании членов Правления и Наблюдательного совета. Однако закон не запрещает принятия решений Правлением и Наблюдательным советом кооператива путем опроса (заочное голосование).
Форма протоколов, отвечающих требованиям ФЗ, прилагается (Приложение № 3).
Федеральный закон п.6 ст.22 "О сельскохозяйственной кооперации" содержит требование ознакомления с проектами документов (положений), которые выносятся на рассмотрение общего собрания.
К этим документам следует относить: годовую бухгалтерскую отчетность, в том числе заключение аудитора, заключение Наблюдательного совета по итогам деятельности кооператива; сведения о кандидате (кандидатах) в Правление кооператива, Наблюдательный совет, счетную комиссию кооператива; проект изменений и дополнений, вносимых в устав кооператива или проект устава кооператива в новой редакции, проекты внутренних документов кооператива, проекты решений общего собрания членов кооператива; а также информация (материалы), предусмотренная уставом кооператива.
Информация (материалы) в течение 30 дней до проведения общего собрания кооператива должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в собрании, для ознакомления в помещении исполнительного органа кооператива и иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания. Указанная информация (материалы) должна быть доступна лицам, принимающим участие в собрании членов кооператива, во время его проведения.
Кооператив обязан по требованию лица, имеющего право на участие в общем собрании, предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая кооперативом за предоставление данных копий, не может превышать затраты на их изготовление.
Указанные приложения содержат образцы документов о кандидатах в органы кооператива для избрания на годовом общем собрании. Предполагается, что устав или внутренний документ кооператива содержит требования о предоставлении развернутой информации о кандидатах. Если устав или внутренний документ кооператива не содержит требований о предоставлении столь развернутой информации о кандидатах в органы кооператива (что свидетельствует о невысоком уровне корпоративной культуры), то предложенные таблицы могут быть сокращены.
В кооперативе составляется уведомление (Приложение № 5), которое в соответствии с п. 4 ст. 20 и пп.2, 4 ст. 22 включенный в список член кооператива должен получить не позднее чем за 7 дней и не ранее чем за 30 дней до даты проведения общего собрания. Например, дата проведения общего собрания 31 марта, следовательно, член кооператива должен получить уведомление не ранее чем 1 марта и не позднее чем 23 марта. Данные сроки не должны быть нарушены. Иначе решения приниматься по повестке не могут и будут неправомерными (п. 2 ст. 22 и п. 4 ст. 20).
Уведомление в соответствии с законом может быть вручено члену кооператива в указанные сроки двумя способами. Первый - под расписку (Приложение № 6), второй - заказным письмом с уведомлением. Почему заказным письмом с уведомлением? Потому что только такой способ позволит в случае необходимости доказать в суде факт уведомления члена кооператива о дате проведения и повестке дня собрания.
На наш взгляд, в целях экономии средств кооператива целесообразно воспользоваться двумя способами. Сначала уведомления раздаются под расписку. Так как член кооператива посещает его довольно часто, уплачивая проценты и возвращая заем, это будет сделать нетрудно. В нашем примере эту работу можно начать 1 марта. В отделениях почтовой связи существуют нормативы пробега заказной корреспонденции до конкретных населенных пунктов. Зная их, можно легко определить время высылки заказной корреспонденции оставшимся членам кооператива, не нарушая требования закона. В нашем примере и в нашей местности это 2 дня. Следовательно, дата рассылки писем 21 марта. Таким образом, мы экономим на почтовых услугах, что важно для кооператива.
Следует обратить внимание, что ФЗ от 11.06.2003 года № 73-ФЗ существенно дополняет ст. 24 "Порядок принятия решений общим собранием (собранием уполномоченных)" и устанавливает необходимый кворум при принятии решений. Если собрание проводится в форме собрания уполномоченных, необходимая явка на собрание - 50% от числа избранных уполномоченных, но не менее 50 участников. Ограничение, установленное п.5 ст.23 об избрании уполномоченного не более чем от 10 членов кооператива, заставляет каждый кооператив более ответственно подходить к определению числа уполномоченных. Например, в одном кредитном кооперативе на 1 января - 320, в другом - 420, в третьем - 560 членов. При соотношении 1 к 10 собрание возможно только в третьем кооперативе, так как действует ограничение абз.З п.1 ст.24 Закона. При соотношении 1 к 6 собрание можно проводить во всех трех кооперативах. Однако в первом кооперативе собрание при таком соотношении в случае неявки четырех уполномоченных не состоится. Поэтому, определяя число уполномоченных, важно устанавливать их число с вероятностью неявки определенного количества избранных представителей. Следующая закономерность с учетом вышеизложенного: чем численно крупнее кооператив, тем соотношение устанавливаемого представительства уполномоченных должно приближаться от 1 к 10.
Определяя кворум для принятия решений общим собранием кооператива с численностью менее 300 членов, следует обратить внимание на п.З ст.20 Закона. Как правило, на очередном общем собрании практически всегда рассматривается хотя бы один из вопросов подпунктов 1,4,5,6 и 9 пункта 2 ст.20 Закона. В связи с этим на общем собрании всегда должно присутствовать не менее чем две трети членов кооператива. Вследствие того, что Законом предусмотрен высокий процент явки, следует рекомендовать членам кооператива, которые заранее знают, что пропустят собрание по уважительным причинам (болезнь, командировка, работа, отпуск и др.), давать доверенность и поручение голосовать соответствующим образом другим знакомым членам кооператива. Но при этом помнить п.7 ст.24 Закона - "член кооператива может представлять только одного другого члена кооператива".
Решения общего собрания (собрания уполномоченных) оформляются протоколом, который составляется не менее чем в трех экземплярах (п.8 ст. 24) и не позднее десяти дней после окончания этого собрания (форма протокола собрания, соответствующая п.8 и п. 9 ст.24 Приложения № 7).
К протоколу общего собрания членов кооператива прилагаются:
- Решение Правления кооператива или Наблюдательного совета кооператива или инициативной группы членов кооператива или ассоциированных членов кооператива о созыве общего собрания членов кооператива;
- Список членов кооператива и имеющих право голоса ассоциированных членов кооператива, которые приняли участие в общем собрании членов кооператива. При проведении собрания уполномоченных - список избранных уполномоченных и список уполномоченных, принявших участие в собрании уполномоченных;
- Доверенности, представленные общему собранию членов кооператива, на право представительства или протоколы об избрании уполномоченных;
- Материалы, представленные по повестке дня общего собрания членов кооператива;
- Заявления, предложения и особые мнения, в отношении которых членами кооператива и ассоциированными членами кооператива выражено требование приобщить их к протоколу общего сообрания членов кооператива;
- Иные предусмотренные уставом кооператива, внутренними документами (положениями) кооператива или общим собранием членов кооператива документы (п. 9 введен Федеральным законом от 11.06.2003 № 73-ФЗ).
Протокол общего собрания членов кооператива и все прилагаемые к нему документы, следует собрать в единый документ, прошив и пронумеровав его.