Методические рекомендации по подготовке и проведению очередного годового общего собрания членов (собрания уполномоченных) сельскохозяйственного потребительского кредитного кооператива
Подготовка и проведение общего собрания – очень важный этап в деятельности любого кредитного кооператива, но особенно актуальным является он для кредитных кооперативов, имеющих многочисленную членскую базу. От того, как осуществляется подготовка и проведение таких собраний, во многом определяется дальнейшее стабильное развитие конкретного кредитного кооператива. В долгосрочной перспективе они крайне важны для формирования доверия среди членов к кооперативу и формирования у них чувства владения кооперативом. Этого можно достичь только качественным выполнением работы по подготовке и проведению общего собрания.
Поддержка, достигнутая за счет жесткого управления и давления на общее собрание – это близорукий подход, который не сможет продержаться долго и вызовет немой протест со стороны его членов. Управлять кооперативом при немом протесте его членов – все равно, что постоянно водить автомобиль, не сняв его с ручного тормоза.
В соответствии с действующим законодательством годовое общее собрание кооператива созывается не ранее чем через два месяца и не позднее чем четыре месяца после окончания финансового года. Правление кооператива определяет дату проведения собрания. Рекомендуется данное заседание Правления проводить совместно с Наблюдательным советом кооператива. Это необходимо для соблюдения процедуры и сроков созыва собрания. Установленная дата проведения собрания будет являться своеобразной точкой отсчета.
Совместное заседание Правления и Наблюдательного совета, на котором утверждаются время, место проведения, список членов кооператива, имеющих право голоса на собрании, а также повестка дня, целесообразно проводить в начале марта. Это продиктовано тем, что январь и февраль месяцы подготовки отчетов, планирования, обобщения поступивших и поступающих предложений от членов кооператива на годовое общее собрание. Также рекомендуется в крупных кооперативах утвердить «Положение кооператива о выборах».
В кооперативе обязательно должна быть определена дата, по состоянию на которую составляется список членов кооператива, имеющих право подавать предложения в повестку дня собрания и принимать участие в собрании с правом решающего голоса. Выше было уже упомянуто о целесообразности проведения в начале марта совместного заседания Правления и Наблюдательного совета кооператива. В этом случае дата совместного заседания и будет являться датой определения списка членов кооператива, имеющих право принимать участие с правом решающего голоса на собрании. Далее рабочий персонал кооператива формирует списки участников собрания (приложение к протоколу заседания). Каждый член кооператива имеет право заранее ознакомиться и убедиться, включен ли он в списки участников собрания.
Повестка дня годового общего собрания формируется Правлением кооператива. Наблюдательный совет кооператива, или составляющая не менее десяти процентов от числа всех членов кооператива группа членов кооператива, или составляющая не менее одной трети от числа всех ассоциированных членов кооператива группа ассоциированных членов кооператива дополнительно вправе внести в обязательной письменной форме в повестку дня годового общего собрания кооператива не более двух вопросов и выдвинуть кандидатов в Наблюдательный совет кооператива, Правление кооператива, на должность Председателя кооператива. Дополнительные вопросы, подлежащие включению в повестку дня годового общего собрания кооператива, должны быть внесены в Правление кооператива не позднее чем через тридцать дней после окончания финансового года. Правление кооператива не вправе менять формулировку дополнительных вопросов, подлежащих включению в повестку дня годового общего собрания кооператива.
Дополнительные вопросы, равно как и предложения о выдвижении кандидатов в органы управления кооперативом, подлежат включению в повестку дня годового общего собрания кооператива, за исключением случаев, если:
- срок внесения этих вопросов в Правление кооператива не соблюден;
- кандидаты в органы управления кооперативом не являются членами кооператива;
- дополнительны вопросы, подлежащие включению в повестку дня годового общего собрания кооператива, не соответствуют требованиям действующего законодательства Российской Федерации или Устава кооператива.
Предложение о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания и предложение о выдвижении кандидатов в органы управления кооперативом должны быть подписаны всеми членами, внесшими соответствующее предложение, и содержать дату вступления в кооператив членов, подписавших данное предложение. Действующее законодательство допускает, что предложение о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания может содержать наряду с формулировкой вопроса также вариант решения по нему и не требует указания мотивов внесения вопросов в повестку дня собрания.
Следует обратить особое внимание на требования к содержанию предложения о выдвижении кандидатов в органы управления кооперативом на годовом общем собрании. Эти особенности на практике имеют существенное значение. Например, число кандидатов в одном предложении о выдвижении кандидатов в органы управления кооперативом не может превышать количественный состава соответствующего органа, определенного в Уставе кооператива.
Действующее законодательство устанавливает, что предложение о выдвижении кандидатов в органы кооператива должно содержать: Ф.И.О. каждого кандидата, наименование органа, для избрания в который он предлагается, а также целесообразно указывать иные сведения о нем, предусмотренные Уставом и другими внутренними документами кооператива.
Кооператив по своему усмотрению может определять информацию, которую необходимо дополнительно предоставлять о кандидатах в органы кооператива. С одной стороны, информация должна быть достаточно детальной, чтобы дать максимально полное и объективное представление о претендентах, но с другой стороны, ее объем не должен создавать излишних сложностей при выдвижении кандидатов.
В Уставе или в других внутренних документах кооператива целесообразно предусмотреть по каждому кандидату в органы кооператива предоставления следующей дополнительной информации:
- фамилию, имя, отчество;
- дату рождения;
- сведения об образовании;
- места работы и занимаемые должности;
- перечень юридических лиц, участником которых является кандидат с указанием принадлежащих ему 10% акций, долей, паев в уставном (складочном) капитале этих юридических лиц;
- перечень лиц, по отношению к которым кандидат является аффилированным лицом.
- адрес и номер телефона, по которому можно связаться с кандидатом.
По своему желанию вы можете составить иной набор сведений, включаемых в предложение о выдвижении кандидатов в органы кооператива. Такие сведения необходимо указать в Уставе или во внутреннем документе кооператива, определяющем порядок деятельности органа кооператива (например, в Положении «Об общем собрании кооператива»).
При внесении предложений по выдвижению кандидатов в органы кооператива и повестку дня годового общего собрания могут быть допущены формальные нарушения в оформлении этих документов. Например, заявка подписана несколькими членами кооператива, и часть из них неверно указали дату приема в члены кооператива. Или указано, что заявку вносят десять процентов, а стоят подписи только пяти процентов от общего числа подавших заявку. Может ли Правление по этому основанию отклонить предложение? Внутренние документы кооператива могут содержать норму, направленную на дополнительное обеспечение демократических принципов управления, защищающую их от «недружественных действий» Правления в связи с допущенными несущественными ошибками. Если в предложении о выдвижении кандидатов в органы кооператива и внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания указаны неверные сведения о дате приема в кооператив, подписавшего предложение, и Правлением установлено, что члены кооператива, подписавшие предложение, являлись на дату внесения предложения в совокупности владельцами не менее десяти процентов от числа всех членов кооператива, то предложенный кандидат подлежит включению в список кандидатур для голосования в соответствующий орган кооператива.
Ошибкой является включение в предложение по выдвижению кандидатов для избрания в органы кооператива количества претендентов, превышающего число имеющихся вакансий. Каковы последствия такого нарушения? Означает ли это, что предложение отклоняется в целом как внесенное с нарушением требований Закона или Правление рассматривает число кандидатов, соответствующее имеющимся вакансиям, а отбрасываются только излишне указанные претенденты? Предлагаются следующие правила, фиксируемые во внутренних документах кооператива: если в одном предложении число кандидатов больше, чем определенный в Уставе количественный состав соответствующего органа кооператива, рассматривается число кандидатов, соответствующее количественному составу данного органа, определенному в Уставе кооператива. В этом случае учитываются первые по порядку кандидаты, названные в предложении о выдвижении кандидатов в органы кооператива.
Закон устанавливает, что группа членов кооператива, представляющая собой не менее чем десять процентов голосов или группа ассоциированных членов кооператива, представляющая собой не менее чем одной трети от числа ассоциированных членов, вправе в письменной форме внести вопросы в повестку дня годового общего собрания и выдвинуть кандидатов в органы кооператива. Сформировалась потребность в единообразном понимании емкого термина «группа». Рассмотрим ситуацию. В кооператив поступило три предложения о выдвижении кандидатов в Правление кооператива. Первое – о выдвижении Иванова, Алексеева, Петрова. Второе – о выдвижении Николаева, Петрова, Федорова. Третье – о выдвижении Петрова, Смирнова, Максимова. Каждое предложение подписано членами кооператива, представляющими собой 5% от общего их числа. Должно ли Правление включить в список кандидатур по избранию в органы кооператива Петрова, поскольку он назван в трех заявках, подписанных группой членов кооператива, представляющих собой более 10% от числа всех членов? Или каждое предложение рассматривается в отдельности, и суммирование голосов, принадлежащих лицам, подписавшим разные документы, не производится? Аналогичные вопросы можно задать и в случаях внесения предложений в повестку дня годового общего собрания. Во внутренних документах кооператива целесообразно зафиксировать следующие правила.
Каждое предложение о внесении вопросов в повестку дня годового общего собрания членов кооператива и выдвижении кандидатов в органы кооператива рассматривается Правлением в отдельности.
Группа членов кооператива считается внесшей совместное предложение вопроса в повестку дня годового общего собрания и выдвинувшей кандидата в органы кооператива, если ее члены подписали одно такое предложение.
Для включения вопроса в повестку дня годового общего собрания и кандидата в список кандидатур для голосования по избранию необходимо, чтобы хотя бы одно предложение о внесении данного вопроса в повестку дня годового общего собрания членов кооператива и предложение о выдвижении кандидата в орган кооператива были подписаны группой членов кооператива, владеющими необходимым числом голосов.
Голоса членов кооператива, подписавших различные предложения о выдвижении одних и тех же кандидатов для избрания в органы кооператива и (или) подписавших различные предложения о внесении одних и тех же вопросов в повестку дня годового общего собрания, не суммируются, каждое такое предложение рассматривается отдельно.
В приведенном примере Петров не будет включен в список кандидатур для избрания в орган кооператива, поскольку нет ни одной заявки с его кандидатурой, подписанной количеством членов кооператива более 10%.
Действующее законодательство предусматривает, что юридическое лицо, являющееся членом кооператива, должно быть представлено в данном кооперативе физическим лицом, уполномоченным надлежащим образом оформленной доверенностью. Отсюда следует: членом Правления или Наблюдательного совета может быть только физическое лицо.
По результатам рассмотрения предложений о внесении в повестку дня годового общего собрания членов кооператива и предложений о выдвижении кандидатов в органы кооператива Правление и Наблюдательный совет принимают решение о включении предложенных вопросов в повестку дня и кандидатов в список для голосования либо об отказе во включении предложенных вопросов в повестку дня и кандидатов в список для голосования. Данное решение оформляется в виде протооа.
Решение Правления и Наблюдательного совета кооператива об отказе по каждому из возможных оснований оформляется отдельно. Это сделано специально. Если член кооператива будет обжаловать в суде один отказ Правления и Наблюдательного совета кооператива, то это не повлечет признания недействительными остальных решений Правления и Наблюдательного совета кооператива.
По общему правилу Правление и Наблюдательный совет принимают решение большинством голосов лично присутствующих на заседании членов Правления и Наблюдательного совета. Однако закон не запрещает принятия решений Правлением и Наблюдательным советом кооператива путем опроса (заочное голосование).
Действующее законодательство содержит требование ознакомления с проектами документов (положений), которые выносятся на рассмотрение собрания.
К этим документам следует относить: годовую бухгалтерскую отчетность, в том числе заключение ревизионного союза, заключение Наблюдательного совета по итогам деятельности кооператива, сведения о кандидатах в органы управления кооператива, в счетную комиссию общего собрания кооператива, проект изменений и дополнений, вносимых в Устав кооператива или проект Устава кооператива в новой редакции, проекты внутренних документов кооператива, проекты решений общего собрания кооператива, а также другая информация (материалы), предусмотренная Уставом кооператива.
Информация (материалы) в течение 30 дней до проведения общего собрания кооператива должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в собрании, для ознакомления в помещении исполнительного органа кооператива и иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания. Указанная информация (материалы) должна быть доступна лицам, принимающим участие в собрании членов кооператива, во время его проведения.
Кооператив обязан по требованию лица, имеющего право на участие в общем собрании, предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая кооперативом за предоставление данных копий, не может превышать затраты на их изготовление.
В указанный перечень информации также включаются образцы документов о кандидатах в органы управления кооператива для избрания на годовом общем собрании. При этом предполагается, что Устав или внутренний документ кооператива содержит требования о предоставлении развернутой информации о кандидатах. Если Устав или внутренний документ кооператива не содержит требований о предоставлении столь развернутой информации о кандидатах в органы кооператива (что свидетельствует о невысоком уровне корпоративной культуры), то предложенный перечень информации может быть сокращен.
В кооперативе составляется в письменной форме уведомление, которое в соответствии с действующим законодательством включенный в список участников собрания член кооператива должен получить не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания кооператива. Данный срок не должен быть нарушен. Иначе решения приниматься по повестке собрания не могут и будут неправомерными.
При проведении общего собрания членов кооператива в форме собрания уполномоченных кооператива в уведомлении о созыве собрания уполномоченных кооператива помимо сведений, указанных выше, должны также содержаться сведения о дате, месте и времени проведения собраний, на которых избираются уполномоченные, а также фамилия, имя, отчество члена Правления кооператива или члена Наблюдательного совета кооператива, которые отвечают за проведение данного собрания и обязаны доложить участникам данного собрания основные вопросы повестки дня предстоящего собрания уполномоченных кооператива.
Уставом кооператива, число членов и ассоциированных членов которого превышает 200 человек, может предусматриваться порядок направления уведомления о созыве общего собрания членов кооператива путем публикации в периодическом печатном издании не позднее чем за 30 дней до даты проведения общего собрания членов кооператива при условии, если наименование этого печатного издания определено Уставом кооператива и о таком порядке все члены кооператива и ассоциированные члены кооператива извещены в письменной форме под расписку или посредством почтовой связи.
Уведомление в соответствии с законом может быть вручено члену кооператива в указанные сроки двумя способами. Первый – под расписку, второй – заказным письмом с уведомлением. Почему заказным письмом с уведомлением? Потому что только такой способ позволит в случае необходимости доказать в суде факт уведомления члена кооператива о дате проведения и повестке дня собрания.
Рекомендуется, в целях экономии денежных средств кооператива, воспользоваться при этом двумя способами. Сначала уведомления раздаются под расписку лично членам, проживающим в том же населенном пункте, где непосредственно расположен и функционирует исполнительный орган кооператива.
В отделениях почтовой связи существуют нормативы пробега заказной корреспонденции до конкретных населенных пунктов. Зная их, можно легко определить время высылки заказной корреспонденции оставшимся членам кооператива, не нарушая закона. Таким образом, мы экономим на почтовых услугах, что важно для кооператива, имеющего большую численность членов.
Следует обратить особое внимание на то, что действующее законодательство также устанавливает необходимый кворум при принятии решений на собраниях. Если собрание проводится в форме собрания уполномоченных, необходимая явка на собрание – 30% от числа избранных уполномоченных, но не менее 50 участников. Ограничение, установленное об избрании уполномоченного не более чем от 10 членов кооператива, заставляет каждый кооператив более ответственно подходить к определению числа уполномоченных. Например, по состоянию на 01 января, в одном кооперативе – 300, в другом –400, в третьем – 500 членов. При соотношении 1 к 10 собрание возможно только в третьем кооперативе, а при соотношении 1 к 6 собрание можно проводить во всех трех кооперативах. Одно в первом кооперативе собрание при таком соотношении в случае неявки хотя бы одного уполномоченного не состоится. Поэтому, определяя число уполномоченных, важно устанавливать их число с вероятностью неявки определенного количества избранных представителей.
Следующая закономерность с учетом вышеизложенного: чем численно крупнее кооператив, тем соотношение устанавливаемого представительства уполномоченных должно приближаться от 1 к 10.
Определяя кворум для принятия решений общим собранием кооператива с численностью менее 200 членов, следует обратить особое внимание на то, что как правило, на очередном годовом общем собрании практически всегда рассматривается хотя бы один из вопросов, решения по которым по действующему законодательству считаются принятыми, если за них подано не менее чем две трети голосов от числа членов кооператива.
В связи с этим на общем собрании всегда должно присутствовать не менее чем две трети членов кооператива. Вследствие того, что действующим законодательством предусмотрен высокий процент явки, следует рекомендовать членам кооператива, которые заранее знают, что пропустят собрание по уважительным причинам (болезнь, командировка, работа, отпуск и др.), давать доверенность и поручение голосовать соответствующим образом другим знакомым членам кооператива. Но при этом помнить требование действующего законодательства – «член кооператива может представлять только одного другого члена кооператива». Иные не являющиеся членами кооператива или ассоциированными членами кооператива лица могут участвовать в общем собрании членов кооператива только по решению данного собрания и не имеют права представлять членов кооператива или ассоциированных членов кооператива на общем собрании членов кооператива.
Общее собрание членов кооператива не вправе принимать решения по вопросам повестки дня, объявленным в нарушение предусмотренных настоящим Федеральным законом порядка и сроков созыва общего собрания членов кооператива, за исключением регламента работы общего собрания членов кооператива в случае, если на данном собрании присутствуют все члены кооператива.
По предложению Наблюдательного совета кооператива или при его отсутствии по предложению Правления кооператива для проведения голосования на общем собрании членов кооператива из числа его участников избирается счетная комиссия в составе не менее трех человек. В состав счетной комиссии не могут входить члены Правления кооператива, члены Наблюдательного совета кооператива, председатель кооператива или выдвигаемые в эти органы управления кооперативом. Счетная комиссия определяет кворум общего собрания членов кооператива, разъясняет вопросы, возникающие в связи с реализацией членами кооператива и ассоциированными членами кооператива права голоса на общем собрании членов кооператива и соблюдением порядка голосования, обеспечивает порядок голосования, осуществляет подсчет голосов и подведение итогов голосования, составляет протокол об итогах голосования, передает в архив этот протокол и бюллетени для голосования.
Итоги голосования оглашаются на общем собрании членов кооператива, в ходе которого проводилось голосование. Уставом кооператива или решением общего собрания членов кооператива может быть дополнительно предусмотрено направление в письменной форме уведомление об итогах голосования членам кооператива и ассоциированным членам кооператива, которые отсутствовали на общем собрании членов кооператива.
Решения общего собрания (собрания уполномоченных) оформляются протоколом, который составляется не менее чем в двух экземплярах и не позднее десяти дней после окончания этого собрания.
Каждый из двух экземпляров протокола общего собрания членов кооператива должен быть подписан председателем и секретарем этого собрания, председателем кооператива и по решению общего собрания членов кооператива членами Наблюдательного совета кооператива или не менее чем тремя иными членами кооператива. Если одно из лиц, которые должны подписать протокол общего собрания членов кооператива, отказывается его подписать, оно обязано указать в протоколе этого собрания причины своего отказа.
К протоколу общего собрания членов кооператива прилагаются:
- решение Правления кооператива или Наблюдательного совета кооператива или инициативной группы членов кооператива или ассоциированных членов кооператива о созыве общего собрания членов кооператива;
- список членов кооператива и имеющих право голоса ассоциированных членов кооператива, которые приняли участие в общем собрании членов кооператива. При проведении собрания уполномоченных – список избранных уполномоченных и список уполномоченных, принявших участие в собрании уполномоченных;
- доверенности, представленные общему собранию членов кооператива, на право представительства или протоколы об избрании уполномоченных;
- материалы, представленные по повестке дня общего собрания членов кооператива;
- заявления, предложения и особые мнения, в отношении которых членами кооператива и ассоциированными членами кооператива выражено требование приобщить их к протоколу общего собрания членов кооператива;
- бюллетени для голосования;
- иные предусмотренные Уставом кооператива, внутренними документами (положениями) кооператива или общим собранием членов кооператива документы.
Протокол общего собрания членов кооператива и все прилагаемые к нему документы, следует собрать в единый документ, прошив и пронумеровав его.
В Правлении кооператива и Наблюдательном совете кооператива должно храниться по одному экземпляру протокола общего собрания членов кооператива. Правление кооператива обязано по требованию члена кооператива или ассоциированного члена кооператива ознакомить их с протоколом общего собрания членов кооператива либо выдать им удостоверенные копии протокола этого собрания или выписки из протокола этого собрания, за исключением сведений, отнесенных общим собранием членов кооператива к коммерческой тайне, за плату, не превышающую расходов на изготовление этих копий или выписок.
В случае, если члены кооператива или ассоциированные члены кооператива подали заявления о недостоверности протокола общего собрания членов кооператива или его неполноте, эти заявления должны быть рассмотрены на ближайшем общем собрании членов кооператива.
Решение общего собрания членов кооператива в случае несогласия с ним может быть обжаловано членами кооператива и ассоциированными членами кооператива в суд.
Решение общего собрания членов кооператива, которое принято с нарушением законодательства Российской Федерации и законодательства субъекта Российской Федерации и исполнение которого может повлечь ответственность членов Правления кооператива и Наблюдательного совета кооператива, может быть обжаловано ими в суд.
Протекция webmoney