Если у организации есть автотранспорт, то она приобретает бензин для его эксплуатации. Его стоимость отражают на счете 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". В большинстве случаев топливо покупают водители транспорта при его заправке на АЗС. В этой ситуации основанием для оприходования бензина служит авансовый отчет водителя, утвержденный приказом руководителя фирмы, и приложенные к нему чеки ККТ, подтверждающие факт покупки.
ИФНС может запросить документы о том, как кооператив нормирует затраты на ГСМ. Директор своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей в заданных условиях. Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме. Также отдельным приказом назначают комиссию, которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.
Также ИФНС может запросить путевые листы. Кооператив может разработать собственные бланки, которые необходимо отразить в учётной политике. Разработанный документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке. Кроме того, форма должна включать обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве. Также рекомендуется указать конкретный пункт назначения и место отправки. Также путевые листы можно заменить бумагами, заполненными на основе данных приборов учёта и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. №03-03-06/1/354).
Журнал учёта путевых листов вести не обязательно. В безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы. Какие это будут размеры - дело каждого кооператива, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить разумность и обоснованность их документально.
На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка кооператива (например, приказом).
Списание бензина - это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нём данные из всех путевых листов за месяц. Учесть истраченное топливо только лишь на основании путёвок нельзя - в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 ФЗ "О бухгалтерском учёте" от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ).
Акт списания помогает обойтись и вовсе без путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу №А40-19421/13-99-60). Судьи отметили, что организации, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы. Ведь приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. №152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путёвок) предназначен исключительно для транспортных компаний. Все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нём обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты первички. Обязательно необходимо закрепить форму бланка в учётной политике. В акте должна быть подпись материально ответственного лица.
Пример
На балансе кооператива числится легковой автомобиль. Для его заправки водителю выдано в подотчёт 4500 b. Водителем было приобретено 80 л топлива стоимостью 35,40 b/л. В бухгалтерию представлены чеки контрольно-кассовых документов, подтверждающие покупку бензина. Кооператив находится на упрощённом режиме налогообложения. Имеется освобождение от налога на добавленную стоимость. В учётной политике предусмотрено списание топлива на общехозяйственные расходы за счёт средств целевого финансирования.
При выдаче средств, а также оприходовании топлива (на основании авансового отчета водителя и приложенных к нему документов) бухгалтер сделает проводки:
Дебет 71 Кредит 50
• 4500 руб. - выданы средства на покупку бензина;
Дебет 10-3 Кредит 71
• 2832 руб. (35,40 руб./л х 80 л) - оприходовано топливо;
Водитель предоставил путевой лист, согласно которому им было израсходовано 65 л бензина. Списание топлива бухгалтер оформит записью:
Дебет 26 Кредит 10-3
• 2301 руб. (35,40 руб./л х 65 л) - списано израсходованное топливо.
Дебет 86 Кредит 26
• 2301 руб. - списаны расходы за счёт средств целевого финансирования.
Бензин может быть списан и в результате его естественной убыли. Нормы убыли применяют лишь при выявлении фактических недостач. Они установлены приказом Минэнерго России.
Потери могут быть обнаружены при приемке имущества или при проведении инвентаризации. К естественной убыли не относят потери, которые возникли по следующим причинам:
- нарушение требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации при хранении и транспортировке;
- повреждение тары;
- несовершенство средств защиты товаров от потерь;
- состояние применяемого оборудования.
Теперь что касается учётной политики для целей налогообложения в случае, если кооператив находится на общем режиме. При расчёте налога на прибыль стоимость горюче-смазочных материалов можно включать в материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ) либо относить на прочие расходы, связанные с содержанием служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Ни в одной из этих статей кодекса не сказано о том, что расходы на бензин нужно нормировать. А значит, их можно списывать в объеме фактических затрат. Это же косвенно подтверждает и недавнее письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61. Однако при этом чиновники указывают на то, что расходы должны быть экономически обоснованны. И для того, чтобы контролировать величину расходов, финансовое ведомство рекомендует использовать нормы.
Поэтому в налоговой учётной политике вам нужно, во-первых, прописать, по какой статье вы будете учитывать топливо: материальные расходы или прочие. А во-вторых, каким образом кооператив контролирует обоснованность расходов.