Автоматизация кредитного кооператива - инвестиции или затраты

Информационные технологии - это инструмент управления, которым пользуются все сотрудники кооператива. Если в кредитном кооперативе для принятия управленческих решений и соблюдения требований законодательства не могут быстро и точно получить данные бухгалтерского учета, портфеля займов, оценить уровень ликвидности, сумму просроченной задолженности, номер телефона, адрес должника и другую важную информацию, то необходимо разработать и реализовать бизнес-план по внедрению автоматизированной системы управления.

Однако новые экономические условия, к которым пытаются с прошлого года адаптироваться коммерческие и некоммерческие предприятия, заставляют многих пересмотреть бизнес-планы и бюджеты в сторону уменьшения затрат на программное обеспечение и сопровождение приобретенных программных комплексов. Обоснованна ли такая экономия? С чего начать автоматизацию деятельности кредитного кооператива и во что обойдется, в конечном итоге, такая автоматизация молодому, только что организовавшемуся кооперативу или кооперативу "со стажем"? Какие ответные меры принимают специализированные предприятия, занимающиеся информационно-технологическим сопровождением (ИТС)? Изменилась ли их ценовая политика в новых экономических условиях? Эти и другие вопросы о программном обеспечении деятельности кредитного кооператива мы задали Сергею Петровичу Любарскому - разработчику программного продукта "Фин-ПРОФИ", директору компании "Любарский и партнеры".

- Сергей Петрович, какую, по вашему мнению, предварительную работу необходимо провести руководству кредитного кооператива перед тем, как принять решение о покупке программного обеспечения для своего кооператива?

- Покупка программного обеспечения -это только одна составляющая бизнес-плана, который необходимо разработать и реализовать в полном объеме для автоматизации бизнес-процессов в кооперативе. Основные разделы такого бизнес-плана: цели и задачи, финансовое и материальное обеспечение, обучение сотрудников, приобретение и установка программных и технических средств, внедрение системы автоматизации, сопровождение. Каждый такой раздел требует детальной проработки и определения источника финансирования.

Правильная постановка целей и задач очень важна для принятия окончательного решения об автоматизации кооператива, которая должна быть согласована с планами по развитию и иметь соответствующую статью в ежегодной смете кооператива.

Руководство каждого кредитного кооператива, прежде всего, должно поставить и решить для себя главный вопрос: где и в каком объеме в общей смете расходов будет находиться финансирование внедрения информационных технологий. Во всем мире - это важная статья бюджета. Если в общей смете затрат кооператива нет такой статьи вообще или, например, она находится рядом со статьей затрат на уборщицу, то эффект от реализации такого бизнес-плана будет сравним с блестящим экраном нового монитора компьютера, с которого та самая уборщица утром вытерла пыль. Это пыль в глаза сотрудникам и клиентам кооператива.

Необходимо правильно определить конфигурацию компьютеров, которая в полной мере удовлетворяла бы требованиям программного обеспечения. Эффективным и отказоустойчивым решением является решение с использованием серверных технологий. Необходимо позаботится также об антивирусном программном обеспечении, источниках бесперебойного питания для компьютеров, разработке плана сохранения и восстановления данных при необходимости.

Выбор программного обеспечения автоматизации кредитного кооператива должен быть основан на рассмотрении функциональных характеристик, возможности масштабирования и сопровождения. Программное обеспечение предоставляет сотрудникам интерфейс для ввода, обработки, хранения и извлечения данных. Основные виды учета, которые должно обеспечивать такое программное обеспечение: управленческий, бухгалтерский и налоговый учет.

После определения характеристик компьютеров и выбора программного обеспече-ния необходимо пройти обучение на курсах повышения квалификации в одном из авто-ризованных разработчиком программно обеспечения центров.

После такой предварительной работы вас ждет самое интересное и беспокойное. Это - ваша информационная база, коллектив-ный продукт всего кооператива. Распределите обязанности в соответствии с бизнес-процессами и приступайте к ее заполнению, используя знания, полученные при обучении, опыт коллег и возможности, предоставляемые договором сопровождения.

- Давайте рассмотрим подробнее: допустим, кооператив, выбрав программный продукт и компьютеры, выделил денежные средства и принял решение о приобретении программного продукта. Но где работники кооператива смогут пройти обучение? Сколько это стоит?

- Обучить следует, как минимум, двух специалистов: бухгалтера и менеджера. В ПП "Фин-ПРОФИ" у каждого из них существует собственный интерфейс и своя зона ответственности. Наиболее предпочтительный ва-риант - это обучение на 2-дневном семинаре (стоимость 1 ООО руб. с одного человека). В 2009 году, учитывая пожелания пользователей, на базе ОСКПК "ЮРАКС-кредит" начал действовать учебный класс на 10 мест, где бухгалтеры и менеджеры кооперативов научились использовать ПП для решения повседневных и аналитических задач кооператива.

На двухдневных курсах на компьютерах были созданы виртуальные кооперативы, опреде-лены элементы учетной политики, приняты и выданы займы, получены управленческие и бухгалтерские отчеты.

Возможен вариант выездного обучения специалистов компании "Любарский и партнеры", если идет речь об ассоциации или нескольких кооперативах.

- Итак, кооператив подготовился к переходу на автоматизацию своей деятельности: приобрел компьютеры, установил средства защиты, приобрел программное обеспечение и обучил сотрудников. Можно работать? А как быть, если до этого момента в кооперативе уже сформировалась своя информационная база, деятельность уже велась? Важно, чтобы новый программный продукт "вписался" в историю кооператива без потери данных и с учетом всей предварительной деятельности. Кто поможет кооперативу осуществить такой переход? Может ли это сделать специалист по IT - работник этого кооператива? Сколько стоит услуга по конвертации базы данных, если в кооперативе нет своего программиста?

- В конфигурации "1С: Бухгалтерия 8" есть средства для переноса данных из "1С:Бухгалтерия 7.7". После переноса и согласования плана счетов в ПП "Фин-ПРОФИ" используется документ, предназначенный для заполнения данных управленческого учета. Если в кооперативе есть свои специалисты, они могут сделать это самостоятельно, если нет, тогда это сделают специалисты компании "Любарский и партнеры". Оплата почасовая в соответствии с прайс-листом. Для этого кооперативу достаточно переслать(передать) свою базу в офис компании.

- Важный аспект жизнедеятельности любой программы - ее дальнейшее со-провождение, обновление и совершенствование. Понятно, что для поддержания актуальности программы, ее адаптации к изменяющимся условиям необходимо периодически обновлять ее. Это постоянная и непрерывная работа разработчика программы. Именно он отвечает за ее актуальность. Но эта работа также должна оплачиваться. Кто и как платит за обновления? Обязательны ли эти платежи?

- Все, кто используют "1С: Предприятие" фирмы "1С", знают о сформировавшейся системе. Обновления - это тоже программный продукт и за него необходимо также платить. Для обновления "1С: Предприятие 8" необходимо иметь действующую подписку на ИТС фирмы "1С". Есть два варианта подписки: Проф и Техно. Выбирайте тот, который больше подходит, и подписывайтесь. ПП "Фин-профи" встроен в конфигурацию "1С: Бухгалтерия 8" и обновляется в компании "Любарский и партнеры" вместе с конфигурацией "1С: Бухгалтерия 8". Поэтому наличие двух подписок - обязательное условие обновления "Фин-ПРОФИ". Стоимость подписки не зависит от количества компьютеров в кооперативе. Для получения обновлений подписка является обязательной и регулярной, потому что нельзя пропустить несколько обновлений, а затем подписаться заново. Обновления должны устанавливаться в хронологическом порядке их выпуска разработчиком. Если кооператив решил, что обновления ему не нужны, он может не подписываться на обновления и не имеет права на их использование. Следует учитывать, что программное обеспечение рассчитано на неопределенный срок использования и рано или поздно обновить программу, по нашему опыту, будет необходимо.

- На первый взгляд, кажется, что для кредитного кооператива автоматизация его деятельности - весьма затратный процесс. Окупятся ли эти затраты когда-нибудь?

- Главный результат от автоматизации бизнесс-процессов - это предоставление актуальной, полной и непротиворечивой информации для принятия взвешенных управленческих и финансовых решений. Отлаженная система позволяет уменьшить объем рутинной работы и высвободить ресурсы для решения стратегических задач бизнеса, коо-ператив инвестирует в бизнес, увеличивает его капитализацию.

Так затраты или инвестиции? Пока были только затраты. Станут ли они инвестициями, будет зависеть от успешной реализации всего бизнес-плана, руководителя кооператива и отлаженной работы всех его сотрудников. В случае успеха актуальная, непротиворечивая и полная информация будет всегда под ру-кой. Несколько движений мышкой на вашем рабочем столе предоставят информацию для управленческих и финансовых решений, сформируют документы и декларации. При этом уменьшается количество ошибок, труд становится более эффективным и творческим, решения более обоснованными, бизнес более доходным и прозрачным.

Опыт продаж программного продукта "Фин-ПРОФИ" в 2008 показал, что только примерно половина кооперативов, купивших его, реализовала в полной мере свой бизнес-план по внедрению автоматизированной системы. В основном успех был достигнут там, где руководитель в полной мере оценил преимущества использования информационных технологий и вместе с коллективом приложил немало усилий для их внедрения. Это действительно долгосрочные инвестиции в бизнес!

На основе негативного опыта внедрения можно сделать выводы, что в таких кооперативах либо отсутствовал бизнес-план, либо на его реализацию в полном объеме не хватило сил и средств. А это, конечно, затраты. Приезжайте, звоните - поможем!

- Давайте подробнее остановимся на программном обеспечении "Фин-ПРОФИ", предназначенном для автомати-зации кредитного кооператива, и условиях его приобретения.

"Фин-ПРОФИ" - программный продукт (ПП), базируется на продукте "1С: Бухгалтерия 8". Лицензионное соглашение на использование и обновление "1С: Бухгалтерия 8" опубликованы на сайте фирмы "1С".

"Фин-ПРОФИ" поддерживает три режима налогообложения: общий, упрощенный доходы, упрощенный доходы минус расходы. С учетом деятельности кооператива ПП формирует все декларации, книгу доходов и рас-ходов, 2-НДФЛ как для сотрудников, так и для пайщиков кооператива - физических лиц, на-логовый учет по налогу на прибыль. Настройка элементов учетной политики позволяет вести бухгалтерский учет как методом начислений, так и документами движения денежных средств. Управленческий учет ведется одновременно с другими видами учетов и предоставляет менеджерам кооператива требуемую информацию на основе большого количества показателей. Использование универсальных отчетов конфигурации "1С:Бухгалтерия 8" позволяет менеджерам после обучения само-стоятельно выбирать для анализа показатели с необходимой степенью детализации, фор-мировать отчеты в табличной и графической форме. В ПП регламентными документами со-бирается и хранится статистическая информация и показатели работы кооператива. Может использоваться в ассоциациях, кооперативах второго уровня и саморегулируемых организациях (СРО) кооперативов, а в перспективе - для отчетов госрегулятору.

Для желающих приобрести ПП "Фин-ПРОФИ" разработана гибкая система, сочетающая индивидуальный подход к каждому покупателю, возможность рассрочки платежа в течение года.

Для кооперативов предоставляется возможность заключить договор на комплексное информационно-технологическое сопровождение (ИТС) и предоставление обновлений с компанией "Любарский и партнеры".

Конфигурация ПП "Фин-ПРОФИ" встроена в конфигурацию "1С:Бухгалтерия 8", является ее неотъемлемой частью и закрыта для редактирования.

- Итак, давайте рассмотрим на примере, когда молодой, только что организовавшийся кредитный кооператив желает приобрести программный продукт "Фин-ПРОФИ".

- Все очень просто. В первый год работы кооператива необходимо включить в смету затраты, связанные с покупкой программного обеспечения и их обновлением:

1. "1С:Бухгалтерия 8", однопользовательская версия - 9000 руб. С 16 апреля цена будет изменяться.
2. Годовая подписка на ИТС Техно-фирмы "1С" - 9360 руб. в год или полугодовая подписка(4860 рублей). Цена определяется фирмой "1С".
3. "Фин-ПРОФИ", однопользовательская версия - 10000 руб.
4. Годовая подписка на обновление "Фин-ПРОФИ" - 9600 руб. или полугодовая подписка - 5000 руб.

Итого, например, при годовой подписке на обновления в первый год кооператив должен запланировать на программные продукты и обновления 37960 руб. При этом кооперативу предоставляется возможность оплатить стоимость "Фин-ПРОФИ" в рассрочку в течение года. На следующий год кооператив планирует средства только на обновления и, при необходимости, пробретения дополнительных клиенских лицензий "ЮБухгалтерия" и "Фин-ПРОФИ", если соберется расширяться.

Рекомендую также включить в смету и другие разделы бизнес-плана, о которых го-ворилось выше: обучение, консультации, конвертация базы данных и прочее.

- А если это кооператив с большим количеством пайщиков, с историей ведения бухучета в программе 1С 7.7. и количеством рабочих мест - 10. Каковы в этом случае реальные затраты кооператива на приобретение программного продукта и его внедрение. Назовите, пожалуйста, минимальные затраты и максимальные затраты кооператива.

- Минимальные затраты для кооператива, приобретающего, например, пятипользовательскую версию "1С:Бухгалтерия" плюс "Фин-ПРОФИ":

1. Бухгалтерия, пятипользовательская версия стоит 18000 руб. (с 16 апреля цены меняются), цена определяется фирмой "1С".
2. Годовая подписка на ИТС Техно-фирмы "1С" - 9360 руб. в год или полугодовая подписка(4860 руб.). Цена определяется фирмой "1С".
3. "Фин-ПРОФИ", пятипользовательская версия - 20000 руб.
4. Годовая подписка на обновление "Фин-ПРОФИ", включая консультации по телефо-ну, - 9600 руб. или полугодовая подписка - 5000 руб., независимо от количества компьютеров, на которых установлена программа.

Таким образом, если кооперативу не понадобятся дополнительные услуги по обучению, настройке программы, его затраты в первый год составят около 57 000 руб.

Если кооперативу для настройки программы, обучения сотрудников, конвертации старой базы данных понадобятся дополнительные услуги, компания "Любарский и партнеры" любезно их предоставит. Почасовая оплата таких услуг будет осуществляться на основании прайс-листа компании.

Каждому кооперативу с уже существующим опытом автоматизации мы обещаем индивидуальный подход и максимально выгодные условия сотрудничества.

Сергей Любарский, консультант по информационным технологиям
Источник: Жернал "Вопросы кредитной кооперации", №1, 2009