С 8 января из перечня документов по командировке исключили не только командировочное удостоверение, но также служебное задание и отчёт о его выполнении. Теперь срок, в течение которого сотрудник находится в деловой поездке, подтверждают проездные документы. А если работник ездил на машине, то служебная записка.
Рекомендуется иметь документальное подтверждение того, что сотрудник ездил в командировку по делам работодателя, а не своим. Ведь командировочные расходы можно учесть при расчёте налога на прибыль, только если они экономически обоснованы, т.е. направлены на получение прибыли. А чтобы не начислять на них взносы, надо иметь доказательства того, что расходы на проезд, проживание и тп. носят целевой характер.
Какими бумагами подтвердить деловой характер служебной поездки, каждая организация решает сама. Наиболее удобный и наименее трудоёмкий способ - прописать задание, которое должен выполнить сотрудник, непосредственно в приказе о командировке. Приведите в приказе самую важную цель поездки.
Каждый шаг расписывать необязательно. Но и ограничиваться общими фразами не стоит, иначе это будет выглядеть как отписка.
Командированному работнику нужно возместить расходы на проезд. А также сопутствующие затраты - стоимость такси, аренды машины в месте командировки, услуги VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, упаковки багажа и другие расходы, которые одобрены руководителем.
Такие расходы подтверждаются билетами, посадочными талонами, квитанциями и т.д. Как и в случае с суточными, если билеты потерялись, то безопаснее запросить их копии у перевозчика. Или попросить другой документ, из которого будет ясно, что конкретный работник воспользовался услугами транспорта в конкретный день и в определённое время.
Если организация купила электронный билет, то проблем быть не должно: для подтверждения расходов достаточно распечатать контрольный купон железнодорожного билета или маршрут/квитанцию в случае авиаперелёта.
Также работнику нужно возместить расходы на проживание в командировке. Списать расходы можно при наличии квитанций или счетов за жильё.
Если работник проживает у физического лица, то для подтверждения расходов на проживание понадобится договор аренды квартиры, платёжные документы, приказ о командировке, билеты.
Сотрудникам положены суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни. А также за все дни нахождения в пути, в том числе дни отъезда и возвращения, даже если они приходятся на 23 ч 59 мин.
Дни вынужденной задержки в командировке тоже оплачиваются. День отъезда в командировке - это дата отправления транспорта от места постоянной работы. Днём возвращения будет дата прибытия транспорта в населённый пункт, где работник трудится постоянно. Причём если транспорт отправляется или прибывает до 24 часов включительно, то это текущие сутки. После 0 часов - следующие сутки.
Суточные, а также расходы на проезд и жильё освобождаются от страховых сзносов. Также эти расходы освобождаются от НДФЛ в пределах 700 руб. по России и 2500 руб. в случае зарубежной поездки.
С 8 января срок нахождения в командировке определяется по билетам. И только так, если речь идёт о поездке на общественном транспорте. В случае с поездкой на машине срок поездки работник указывает в служебной записке и подтверждает путевыми листами, чеками и квитанциями.